本文のルール3『あいさつ』

さて、本文の初めはあて名で始めるというルールを紹介しました。あて名で始めると、それ以降の文書に
入るのがスムーズにいきます。では、次に何を入れるのか?といえば、それは『あいさつ』を入れていくのが最も自然といえます。
『あいさつ』の書き方をここでは紹介しますが、あいさつもシンプルに済ませた方が本題までの長さを短くすることができます。
あいさつのキャッチコピーは“丁寧さの中にも読みやすさを忘れず”です。丁寧なあいさつも非常に良いのですが、やはり、メール本来の目的や機能性を考えた文書作成がメールの基本となります。
あいさつのバリエーションを以下に紹介しますので、この中から使っても結構です。

あいさつの書き方の具体例

オーソドックスタイプなあいさつ

  • 例1.
    ○○社の山田です。
    お世話になっております。
  • 例2.
    お世話になっております。
    ○○社の山田です。

基本となるあいさつ

  • 例1.
    お世話になっております。
  • 例2.
    いつもお世話になっております。 (←万能で便利です。)
  • 例3.
    おはようございます。 (←普段からメールのやり取りをしている相手への朝一のあいさつ)

かしこまったあいさつ

  • 例1.
    平素は格別のお引き立てを賜り、

    誠にありがとうございます。
  • 例2.
    日頃はひとかたならぬご厚情をいただき、

    厚く御礼申し上げます。

この上の2つは特別なとき以外は、あまり使いません。
しかし、本当に特別にかしこまったメールにしたいとき(VIPなクライアントなど)、使うと効果的です。

初めての人へのあいさつ

  • 例1.
    初めてメールを差し上げます。
    私は、○○株式会社の山田と申します。
  • 例2.
    突然のメールで失礼いたします。
    ○○株式会社の山田と申します。
  • 例3.
    佐藤先生
    大変失礼ながら、メールでご挨拶申し上げます。
    私、××社の山田と申します。
    事務所のホームページで先制のご連絡先を拝見し、
    メールを差し上げております。
    (※初めての人に出す場合は、メールアドレスをどのようにして
    知ったのか書く方が後々スムーズにやり取りできます。)

 返信でのあいさつ

  • 例1.
    メール、ありがとうございました。
  • 例2.
    ご連絡ありがとうございました。
  • 例3.
    早速のご返信ありがとうございました。

久しぶりのあいさつ

  • 例1.
    ご無沙汰しております。
    その後、お変わりありませんでしょうか。
  • 例2.
    すっかりご無沙汰しております。
    ○○社の山田です。
    (ちなみに私は2番目の方をメールあいさつ文として、よく使っています。)

メールで余談を入れるテクニック

ここで、あいさつ文のテクニックを一つだけ紹介します。
あいさつ文にちょこっとだけ余談を入れると、文が柔らかくなります。
初めての人に送るあいさつとしては避けた方がいいですが、相手が何度かやり取りをする
取り引き相手であれば、使ってみるのもいいと思います。

お世話になっております。
今日はさわやかで過ごしやすいですね。
エアコンも要らないくらい涼しくなってきました。

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